（一）收集
各单位（部门）兼职档案员按照《徐州医科大学各单位（部门）档案材料规档范围及保管期限》要求，收集归档各类材料。学校各实验中心（室）、研究所、示范中心的档案由所属单位（部门）统一归档。
（二）整理
文件材料收集好后，各单位（部门）兼职档案员可联系档案馆老师上门指导，进行鉴选、分类、排列、划分保管期限等，再由兼职档案员进行编页码。
（三）录入
各单位（部门）兼职档案员通过“数字徐医-系统直达-档案管理系统”登录系统，将材料目录输入档案管理系统。
（四）移交
各单位（部门）兼职档案员按照归档时间安排将档案材料移交至档案馆。在进行移交时，需同时提交归档范围交接单和归档目录，交接单和归档目录可通过档案管理系统打印。经档案馆查对交接单和档案实体准确无误后，双方在交接单上签字移交。
