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档案工作会议培训稿
[档案(校史)馆]  2014/7/30
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增强档案意识 提高业务技能


    档案工作是一项基础工作,涉及面很广,与学校所有部门、单位和个人都有着不可分割的联系,对我校各项工作的开展起着极大的辅助作用,因此,需要各单位、各部门的大力支持。与此同时,档案工作具有很强的专业技术性,作为档案工作者,我们需要加强档案意识的培养和业务技能的提高。
    今天,很荣幸有机会和大家一起学习并探讨一些专业性的问题,我主要和大家一起学习以下三个方面的内容:第一、档案的定义、概念;第二、档案的作用;第三、如何收集和管理档案。
    一、档案定义、概念
    从字面上理解,“档”是木架上的框格,“案”是办公桌,引申为文件,“档”与“案”连用,意思就是文件已经办理完毕,将它保存到柜架里用来备查。2008年,国家教育部和国家档案局联合公布了第27号令----《高等学校档案管理办法》,以“令”这一行政规章的形式发布施行。《办法》的第二条对高校档案的定义有权威规定:“本办法所称的高等学校档案(以下简称高校档案),是指高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录”。 2012年,江苏省教育厅、江苏省档案局联合下发了苏教规【2012】5号《关于印发〈江苏省高等学校档案管理办法〉的通知》,颁布了《江苏省高等学校档案管理办法》,《办法》的的第二条规定:“本办法所称的高等学校档案(以下简称高校档案),是指高等学校(以下简称高校)从事教学、科研、管理、基本建设等一切办学实践活动直接形成的对师生员工、学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。”相对于国家教育部和国家档案局公布的《高等学校档案管理办法》,在这个文件里增加了“基本建设”一项内容,这是因为高等教育大发展使这类档案大量生成,利用频繁,因此要求强化管理;同时,明确高等学校档案是“一切办学实践活动直接形成的”,则体现了“大档案”的观念。
    准确理解“高等学校档案”这一概念,能够使我们对高校档案和高校档案工作有一个比较正确、全面、深刻的认识,有利于准确地开展档案工作,把该收集的材料完整、准确、及时地收集起来,将不属于档案的另外保存或者剔除。
    二、档案的作用
    档案主要具有凭证作用和重要的参考作用。
    档案的凭证作用。
    档案的凭证作用是指档案为现实工作、生活或科学研究活动中的某一问题提供了真实可信的证据和依据作用。凭证作用是档案作用、价值中的核心部分,是优于其他各种资料最基本的特点,也是档案权威性所在。例如,2014年1月10日,科技处老师前来档案馆查阅我校申报2014年国家级教学成果奖所需档案资料。档案馆工作人员认真按照课题编号、姓名、课题名称等相关信息在电子系统中逐一查询,然后再到库房逐一拿出相应案卷,最终,经过一天半的查询、筛选和扫描,找出了科技处老师所需要的课题审批文件,查找出我校2000-2012年发表论文汇编目录3704项,张励才教授和曹君利教授省级以上获奖证书5份,为申报2014年国家级教学成果提供了强有力的材料保障。
    档案具有重要的参考作用。
    档案的参考作用是指档案为工作和生活提供某种参考,或向人们提供某种知识和信息,以供人们在认识或实践中作参考。档案的参考作用与凭证作用相比,在作用的程度、性质上要弱一些,但其作用的范围却要广泛的多。也就是说,档案未必都有凭证作用,但却都有参考作用。例如,人们通过档案了解过去的历史,可以丰富自己的历史文化知识,提高自身的文化素养;在工作中通过档案借鉴过去或别人的经验和教训,以提高自己的工作质量和工作效率等等,这些都是发挥了档案的参考作用。
    我们学校的档案工作已伴随学校走过了50多年的历程。学校档案形成于学校的各个时期、各个方面,客观反映着学校历史面貌的发展、变化轨迹,反映着每个师生的工作学习历程,比如教学档案严格评判了教师的教学水平和教学态度;管理档案展示了学校的管理水平和管理能力;科研档案反映了学科攻关能力和学术实力等。学校档案真实地反映了学校成长的轨迹,更是学校昨天、今天和明天的忠实记录者,它是学校的“记忆”。我们每个人都应具有良好的档案意识,在日常工作中注意积累和收集有保存价值的文件材料,并按要求向档案馆归档。
    三、档案的收集和管理
    收集是档案工作的第一个环节,如果收集工作做得不好,收集不能做到完整、齐全、准确、及时,特别是重要档案没有收集来,那么,档案工作后面各环节都失去了意义与价值。下面具体地讲一下各单位收集归档材料的范围及其重点和难点。
    (一)收集归档的范围
    徐州医学院档案工作手册》第五部分《徐州医学院各单位归档范围及保管期限》对我校各部门的归档范围和保管期限做了详细的划分,各位兼职档案员要严格按照此规范进行收集,平时在日常的工作中注意档案的收集。
    (二)收集归档的重点
    a、学校与各部门主要职能活动形成的材料。所以首先要了解清楚自己所在部门的主要职能。
    b、反映学校与本部门基本历史面貌的文件材料(基本历史面貌主要通过举办重大的活动、召开重要的会议、制发重要的文件来体现)。一是重大活动、重要事件中形成的文件材料。重大活动好理解。重大事件方面,各部门机构设置、撤并、名称更改,人事任免,人员编制增减,获得重大荣誉等都属于重大事件。二是召开的重要会议文件材料。主要指单位决策层会议如党委会、行政办公会,重要的专题工作会议材料,还有重要的学术会议等等。三是本单位单独或与有关单位联合制发的重要文件,主要指本单位形成的年度以上工作总结、规范性文件、重要业务事项的文件、重要专题的调研材料、大事记、组织沿革、综合性统计报表等文件材料。
    c、与经济利益有关的文件材料。一是反映本单位产权关系(所有权与使用权)的文件材料。所有权包括建筑物所有权、设施设备所有权等;使用权包括房屋使用权、土地使用权、冠名权等。二是反映本单位债权债务关系的文件材料,包括与本单位有关的债权债务关系的文件材料,如贷款、借款、欠款、土地与房屋及车辆置换形成的文件材料。
    d、反映本单位个人利益的文件材料,如个人的审计结论性材料,职工名册,干部职工、教师被授予劳动模范、先进工作者等荣誉称号的文件材料,职工录用、转正等方面的文件材料,职工购置本单位住房的文件材料,学生在校期间形成的各种材料等等。
    在国家档案局颁布的8号令中规定,凡是涉及人的问题的档案资料都将保管期限定为永久保存。现在全国上下对于这类档案都十分重视,我们在日常工作中应重视此类档案资料。
    (三)收集的难点:帐外文件
    “文件”有广义和狭义之分,狭义的“文件”主要是指经过收发文登记的,带有文件字号的红头文件,而广义的“文件”不仅包括经过收发文登记的红头文件,而且还包括那些没有经过收发文登记的各种文字、图表、声像等不同载体的文件材料,比如,会议记录、情况简报、工作计划、工作总结、统计报表,获奖证书及奖项的申报材料、向上级领导部门报送的各种文字材料以及工作活动中形成的有保存价值的照片、录音带、录像带、光盘等等。我们在档案工作中提到的“文件”都是指的后者,也就是广义的“文件”概念。
    弄清楚“文件”的概念后,我们可以将机关的文件划分为两种类型,一种是有正常的收发文渠道,经过严格的收发文登记的文件,这类文件一般称为“帐内文件”,其文体、结构、各种附加标记及格式完全符合《国家行政机关公文处理办法》的统一规定和要求;另一种是未经过正常的收发文渠道,也没有进行严格的收发文登记的文件,一般称为“帐外文件”,这类文件往往没有固定的文头,也没有机关文件字号。
    “帐外文件”主要有:领导手中的文件(包括领导自身形成的文件、外出开会和参加各项活动带回的文件等等);人事、财务、基建、科研等专业性较强的部门的文件(从档案的类型来说,我们学校就有党政管理档案、教学档案、科研档案、基建档案、仪器设备档案、产品档案、出版物档案、会计档案等等多种类型的档案。其中,教务处和各教学系、教师手中有教学档案,科技处和各科研人员手中有科研档案,基建处有基建档案,资产处和各系部有仪器设备档案,计财处有会计档案,等等。);会议文件;不用红头印发的规章、制度、办法等白头文件;统计报表;合同、契约;报刊上反映本单位工作活动文章;比较珍贵的文件,如领导、社会名人的题词、照片等;机密性较高的文件,如决策层会议的会议记录、涉密文件;科技文件;特殊载体材料(在我们学校,就载体而言,现在有纸质、胶片、磁带、磁盘、光盘等形式;就记录方式而言,有文字的、图表的、声音的、图像的、数码的等形式,等等。)
    由于 “帐外文件”相对比较分散,比“帐内文件”更难管理,且容易散失。因此,我们必须采取切实有效的措施,加强对“帐外文件”的管理。
    要真正做好“帐外文件”的管理,档案工作人员需要做到“四勤”,即嘴勤、手勤、腿勤、脑勤。嘴勤就是要经常向有关领导和人员宣传加强“帐外文件”管理的重要性,使他们树立全局意识;手勤,就是要为“帐外文件”建立登记簿,并及时进行登记;腿勤,就是要经常主动地到各业务部门或职能部门去收集已经形成并处理完毕的“帐外文件”;脑勤,就是要经常总结“帐外文件”形成的规律,不断探索“帐外文件”的管理方法。
    特别强调的是各单位在收集归档纸质文件材料的同时,要收集形成纸质文件材料的电子文件,要把纸质文件材料和电子文件同时归档。档案馆正在深化数字化档案馆建设,以更好、更准确、更及时地为教学、科研、管理服务。因此,在工作中一定要注意收集归档电子文件,做到纸质文件材料和电子文件同时归档。
    (四)文件的初始鉴定
    学校各个部门每天在处理各项公务的时候总是会产生大量的文件材料,包括各种形式和载体,有纸质的,有电子的,有光盘,有磁带,等等。这些文件材料是否都有必要作为档案保存吗?答案是否定的。任何一个单位的文书部门或业务部门,只需要将工作活动中办理完毕的有查考利用价值的文件材料定期向档案部门归档。这就涉及到文件的初始鉴定。
    文件的初始鉴定就是将各单位形成的所有文件材料在归档之前进行一个初步鉴定。各部门收集材料之后,档案馆老师会到各部门进行业务指导,对文件进行初始鉴定,初始鉴定主要是解决两个问题:一个是鉴选文件材料,剔出无保存价值的文件材料;一个是确定文件材料的保管期限。
鉴选文件材料是指从办理完毕的文件材料中鉴别、挑选出对日后有查考利用价值的部分归档保存,剔除无保存价值的部分。有些材料不需要归档,但对部门有查考利用价值的,各部门要保存好以备用。
    文件材料价值的大小是一个很难预先精确判断的问题,这给文件材料的鉴选带来了一定的难度。为此,国家档案局曾颁发了《机关文件材料归档与不归档的范围》,明确规定了应归档保存和无需归档保存的文件材料的范围、种类,这一规定为鉴选文件材料提供了一定的标准和依据。由于每个机关单位的实际情况各不相同,在实际鉴选过程中不能完全照搬,应根据本单位的实际情况具体分析,制定出符合本单位实际情况的归档范围。
  档案馆根据国家教委有关规定,并结合具体情况制定了全校各单位文件材料的归档范围,各单位也提出了很多修改意见,包括内容的增删、保管期限的调整等,档案馆对大家提出的意见都进行了汇总,并在馆内进行了认真的讨论,最后将定稿写入了《徐州医学院档案工作手册》(见第五部分:徐州医学院各单位归档范围及管理期限)。但由于各部门的工作并不是一成不变的,所以档案馆制定的归档范围也不可能完全囊括所有应归档的文件材料。也就是说,归档范围中有的内容我们应该归档,归档范围中没有涉及的,只要有保存价值,我们都应该归档。如果我们在工作中忽略了这一点,没有把一些有价值的文件材料及时收集、积累、归档,时间长了,一些有价值的文件材料就可能散失,给日后工作带来诸多不便。在此,也提醒大家一个问题,就是各单位一定要注意对上报材料的收集归档。不仅要将上报的红头文件留存归档,还要将其附件及相关的申报材料留存,主要内容就在这部分材料中,缺少这部分材料,只剩下上报文件中孤伶伶的几个名字,使其价值大打折扣,也给日后查考带来不便。
    一般情况下,在鉴选文件材料时,遵循这样的原则:工作活动中办理完毕的有查考利用价值的文件材料都必需归档保存,而不归档的范围主要包括重份文件;事务性、临时性文件;上级机关普发仅供参考、征求意见、无需办理的文件材料;未经会议讨论和未经领导审阅、签发的文件、电报草稿、一般性文件的历次修改稿、铅印文件的各次校对稿;无特殊保存价值的信封;一般性意见的人民来信;非隶属机关抄送的各种文件材料;为工作参考从各方面收集的一般性文件材料等等。这是归档之前鉴选文件材料的原则。
    (五)档案的分类
    在鉴定完毕之后,各部门兼职档案员就需要按照归档要求对应归档的资料进行分类整理,我校档案馆以《中华人民共和国档案法》和《高等学校档案管理办法》为依据,《高等学校档案实体分类法》为准则,结合我校档案工作实际,编制了《徐州医学院档案实体分类法》,设定了三级类目。
    一级类目是高等学校档案实体分类的最高层位。根据我校档案产生的领域范畴,结合档案记述的内容性质,确定了十四个一级类目,即DZ党政; JX教学;KY科研;JJ基建;SB设备;CB出版;WS外事;CK财会;CP产品生产与科研开发;SX声像;YW业务考绩;RW人物档案;SW实物;WG亡故职工档案。二级类目是对一级类目的划分。细分的标准是根据该类档案的形成规律和特点,结合档案记述和反映的内容性质,进行设置。二级类目的标识,采用“双位制”。如“综合”为“11”,其余二级类目依次层累为12,13……99,但10,20等带“0”的数字不用。在二级类目确定的设置原则、范围、方法的基础上,个别类目可扩展到三级类目,其标识可以采用字母或数字。
    关于我校档案分类的具体内容在《徐州医学院档案实体分类法》中有详细的表述,档案馆老师前去各部门指导归档时也会具体讲解如何划分。
    (六)划分保管期限
    除了对归档资料划归类别以外,我们还要对归档保存的文件材料划分保管期限。
    档案的保管期限是由两方面的因素决定的:一是档案价值的大小,或者说档案重要程度的高低;二是档案价值发生作用的时间范围。通常情况下,档案的价值、重要程度与其发生作用的时间成正比例关系,也就是说,价值越大、重要程度越高的档案,其作用的时间也越长,但实际工作中,也不排除例外:有的文件材料的价值并不很大,而其作用的时间却很长;相反,有的文件材料很重要,价值也很大,但其作用的时间并不很长,有一个明显的时限,一些合同、协议书常常是这样。因此,在确定保管期限时,主要应以档案价值发生作用的时间为依据。
   我们按照有关规定,文书档案保管期限划分为“永久”、“定期”两种,定期一般分为30年、10年。科技档案保管期限还是划分为“永久”、“长期”、“短期”。档案保管期限一般从文件产生后的第二年算起。
    根据我们学校的实际情况,划分档案保管期限主要遵循下面的原则:
    列为永久保存的档案,是反映学校主要职能活动和基本情况的,对本学校、国家建设和历史研究具有长远利用价值的档案。
    列为长期、30年保存的档案,是反映学校一般工作活动的,不具有广泛的社会意义和科学研究意义的,而在较长时间内对学校工作具有查考利用价值的档案。
    列为短期、10年保存的档案,是在较短时间内对学校工作有参考利用价值的文件材料。
    档案保管期限的划分是整个档案工作中最具困惑性的问题,划分标准都是非常原则的条款,没有什么量化的判断指标。大家在操作时可能会出现这种情况,为了保险起见,尽量把期限定长。这里给大家说明一下,并不是说文件材料的保管期限已满,档案馆就把这些材料销毁了,档案的销毁必须成立专门的鉴定小组,并经过严格的鉴定,确认没有保存价值的档案才予以销毁,销毁之前必须要征求相关职能部门的意见。如果认为还需要继续保存的,我们会对其进行延期保管。对延期保管的档案如果要进行销毁,同样要经过严格的鉴定。
还有一点必须提醒大家,在确定文件材料价值的时候,一定要从全局出发,既要考虑到本单位的查考利用,也要考虑到为学校积累历史的需要;既要考虑到当前的需要,也要考虑到长远的需要,不能仅仅只从本单位的眼前利益出发。
    (七)文件材料的归档时间要求
    归档时间指办理学校文件归档交接手续的时间,或者说是各部门将需要归档的文件材料向档案馆移交的具体时间界限。
    学校的不同类型的文件有着不同的形成规律和现行利用的期限,按照它们各自不同的情况和特点确定恰当的归档时间是非常必要的。归档时间过晚,文件长期散失在各部门或人员手中,不利于安全保管,有可能丢失重要的文件;归档时间过早,有可能影响各部门对文件的现行使用,因而对学校正常工作的开展产生不利因素。因此,要按照学校各项职能活动的规律与特点,正确把握各种文件的归档时间。一般来说:
    文书档案材料由各部门按照归档范围进行收集后,进行整理,于次年四月底前向档案馆移交。
    教学档案应当在次年11月前归档。
    科研、基建项目、重要设备仪器和专题性、成套性档案,在项目完成通过鉴定验收后两个月内归档。
    声像、电子、实物档案,于次年的四月底前向档案馆移交。
    各部门要确保文件材料收集及时。也就是说,应该按照国家规定以及本单位归档制度中的规定,及时收集档案,不能拖延时间。工作人员,特别是各职能部门的负责人,要培养文件材料及时归档的意识,将自己手中的已经办结了的文件材料、已经开完了会的会议材料等等,及时交到兼职档案员手中。兼职档案员也要及时掌握工作动向,经常向这些人员进行收集。
    (八)文件材料归档份数要求
    文件材料的归档份数,指具体确定每份文件材料的归档数额,即同样一件文件应归档几份。确定份数既可满足利用需求,又可避免浪费。要考虑以下因素:文件的重要性;文件的利用率;某些专门需要。
    原则上,文件材料一般归档一份;
    重要的、利用频繁的或有特殊要求的应适当增加归档份数,一般可归档两份,甚至两份以上。如:本校制发的规定、规章、办法等,可归档两份。其中一份按整理规则要求归档保存;另外一份与其他所有的同类文件,按文件字号顺序或按类别装订成一套文件汇编。
    本校形成的录音、录像、磁盘、光盘等载体形式的文件材料,应归档两份以上。其中一份作为母盘保存,不提供利用;另外一份作为拷贝盘用于日常使用;重要的还要异地保存一份。
    各单位的档案向档案馆移交后,查找利用有时显得不方便,为了自身方便,各系部也可以将部分文件材料增加归档一份,放于本部门备查。
    今天,要和大家共同学习的内容主要是以上几个方面,由于水平有限,讲得不够深入和全面,希望大家谅解。在以后的工作中,希望和大家一起学习,共同进步,为更好地做好我校档案工作而努力。谢谢大家!

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