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徐州医学院档案移交步骤
[档案(校史)馆]  2014/4/2
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档案移交步骤


各部门、各单位兼职档案员:
    为了做好各类档案的归档工作,请按照以下程序收集、整理、移交档案:
    第一步,收集工作。请各位老师先按照《徐州医学院档案工作手册》中的第五部分《徐州医学院各单位归档范围及保管期限》,把本部门、本单位的各类文件材料、电子声像档案、实物档案等收集齐全(包括往年的),纸质和电子同时归档。收集好后,如有重要文件和部门使用频率高的文件材料,部门要留有复印件,请把原件交到档案馆,复印件自留使用。
    第二步,前去指导。文件材料收集好后,给档案馆工作人员打电话,档案馆老师前去具体指导。指导的具体内容如下:
    1.文件的初始签定。
    (1)签别挑选对日后有查考利用价值的部分归档保存,剔除无保存价值的部分。
    (2)检查重大活动档案和帐外文件是否收集齐全、完整,有无缺失。
    (3)按《徐州医学院档案实体分类法》设置的党政、教学、科研、基建、仪器设备、出版、外事、财会、产品生产与科技开发、声像、业务考绩、实物档案、人物档案、亡故职工档案,这十四类进行分类。
    2.划分保管期限。
    对每类档案中的文件材料按《徐州医学院各单位归档范围及保管期限》进行划分保管期限,党政类档案分为永久、30年、10年,其它类档案分为永久、长期和短期。
    3.指导如何正确填写移交清单。
    4.明确移交时间。
    联系人、联系电话
    1.党群各部门、院办、人事处、教务处、学工处、对外合作交流处、保卫处、各院系及教辅部门档案接收人为金永红,联系电话:83262227。
    2.计划财务处、审计处、科技与产业处、国有资产处、后勤管理处、基建处、招标办,各研究机构、重点实验室、实验教学中心档案接收人为商和峰,联系电话:83262248。
    3.电子、声像档案接收人为李振云,联系电话:83262227。
    4.实物档案接收人为李文文,联系电话:83262227。
    第三步,填写移交清单。在群共享里面有《文书档案移交清单》、《科技档案移交清单》、《声像档案移交清单》、《实物档案移交清单》,请按要求把《移交清单》各项都填全、填完整。移交清单要请部门领导签字、盖章。
    第四步,档案移交。带着移交清单和归档的文件材料、电子档案以及实物档案到档案馆办理移交手续,经档案馆分管老师查对档案目录和档案实体准确无误后,双方签字移交。

档案馆      
2014年3月15日

 
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